Datenkategorien im Überblick

Damit Sie KI-Tools wie ChatGPT, Langdock oder Microsoft Copilot sicher nutzen, ist der erste Schritt: Daten richtig einordnen. Nur so können Sie entscheiden, welche Informationen Sie in ein KI-Tool eingeben dürfen – und welche nicht.
Die GHH‑Richtlinie unterscheidet dabei vier zentrale Kategorien von Daten.

1. Personenbezogene Daten

Was ist das?
Alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizierbar machen.

Beispiele:

Name, Adresse, Telefonnummer, E‑Mail
Mitarbeiter‑ID, Personalnummer
Leistungs‑ oder Verhaltensdaten
Besondere personenbezogene Daten (z. B. Gesundheit, Religion, Herkunft)

Regel für KI‑Einsatz:

Nicht‑anonymisierte personenbezogene Daten dürfen in keinem KI‑Tool eingegeben werden – weder in öffentliche Tools noch in freigegebene interne Tools wie Langdock, ChatGPT Business oder Copilot.
Besondere personenbezogene Daten sind immer tabu.
Zulässig ist nur die Nutzung anonymisierter oder abstrahierter Inhalte.
Sobald keine Person mehr identifizierbar ist, gelten die Daten nicht mehr als personenbezogen.

Merksatz:
Personenbezogene Daten nur anonymisiert.
Besondere personenbezogene Daten: strikt tabu.

2. Vertrauliche Daten

Was ist das?
Geschäftliche Informationen, die nur für einen begrenzten Personenkreis im Unternehmen gedacht sind und GHH schaden könnten, wenn sie nach außen gelangen.

Beispiele:

Interne Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen
Interne Projektpläne ohne kritische Geschäftsdetails
Nicht-öffentliche interne Präsentationen

Regel für KI-Einsatz:

Nutzung nur in zugelassenen, unternehmensseitig freigegebenen KI-Tools und unter Beachtung der GHH‑Richtlinie.
Vor Eingabe prüfen: Werden wirklich vertrauliche Details benötigt, oder reicht eine anonymisierte, abstrahierte Beschreibung?

3. Geheime Daten

Was ist das?
Besonders schützenswerte Informationen, deren Offenlegung erheblichen Schaden für GHH, Kunden oder Partner verursachen könnte.

Beispiele:

Geschäftsgeheimnisse (z. B. spezielle Fertigungsverfahren, technische Spezifikationen, Kalkulationen)
Strategische Planungen, noch nicht veröffentlichte Angebote
Sicherheitsrelevante Informationen (z. B. IT-Sicherheitskonzepte)

Regel für KI-Einsatz:

Keine geheimen Daten in KI-Tools eingeben – auch nicht in intern freigegebenen Tools, sofern nicht ausdrücklich erlaubt.
Im Zweifel gilt: Geheim = tabu für KI-Eingaben.

4. Öffentliche Daten

Was ist das?
Informationen, die bereits offiziell veröffentlicht und allgemein zugänglich sind.

Beispiele:

Inhalte der öffentlichen GHH‑Website
Offiziell veröffentlichte Produktbroschüren
Öffentlich zugängliche Pressemitteilungen

Regel für KI-Einsatz:

Öffentliche Daten können in der Regel ohne weiteres in KI-Tools genutzt werden.
Trotzdem: Keine Verknüpfung mit personenbezogenen oder geheimen Details herstellen.

Praxismerksatz für den Arbeitsalltag

Stellen Sie sich vor jeder Eingabe in ein KI-Tool drei kurze Fragen:

Kann dadurch eine Person direkt oder indirekt erkennbar werden? → Dann personenbezogene Daten.
Würde es GHH schaden, wenn diese Information außen bekannt wird? → Mindestens vertraulich, ggf. geheim.
Steht die Information so bereits öffentlich im Internet oder in Broschüren? → Öffentliche Daten.

Wenn Sie unsicher sind, ordnen Sie die Information in die höhere Schutzstufe ein und verzichten Sie im Zweifel auf die Eingabe in das KI‑Tool. Im weiteren Kurs sehen Sie, wie Sie Inhalte so anonymisieren und abstrahieren, dass Sie KI trotzdem sicher und DSGVO‑konform nutzen können.